Maatschappelijke visitatie in zeven stappen

Stap 1: informatieverzameling en deskresearch

De keuze voor deskresearch als eerste stap maakt het voor de visitatiecommissie mogelijk om vanaf het begin een onafhankelijk oordeel over de maatschappelijke prestaties op te bouwen. Voor uw corporatie heeft deze aanpak het voordeel, dat de tijdsbelasting tijdens de visitatie bescheiden is. Wij ontvangen van de contactpersoon van uw corporatie het position paper en de documentatie die bijdraagt aan het inzicht in de feitelijk geleverde prestaties, opgaven, doelstellingen, contacten met de belanghebbenden, financiële positie en governance.

De bevindingen op basis van de deskresearch worden vastgelegd in een werkdocument, dat de basis vormt voor de verdere visitatie en het eindrapport. Waar nodig, is er tussentijds contact over documenten die ontbreken en eventuele aanvullingen. Wij hopen in de deskresearchfase uiteraard al een zo compleet mogelijk beeld te krijgen. Het aanleveren van relevante documenten kent bij ons echter geen deadline. Het is van belang om uw maatschappelijke prestaties zo goed mogelijk voor het voetlicht te brengen. Aanvullende informatie die dat ondersteunt, is dus altijd welkom.

Stap 2: startbijeenkomst

De startbijeenkomst vindt plaats met (een delegatie van) de interne toezichthouders, de bestuurder(s),  leden van het managementteam en de controller van uw corporatie. Indien gewenst, kunnen ook andere medewerkers worden uitgenodigd (bijvoorbeeld de ondernemingsraad). Alle leden van de visitatiecommissie zijn aanwezig. De startbijeenkomst heeft als doel om uw corporatie  te informeren over de  bevindingen op grond van de deskresearch. Wij gebruiken daarvoor een PowerPointpresentatie die de bevindingen weergeeft in het format van het eindrapport. Wij toetsen de herkenbaarheid en de juistheid van onze bevindingen en geven aan waar voor ons nog vragen bestaan die wij in de interviews aan de orde willen stellen. Het uitvoeren van de deskresearch voorafgaand aan de startbijeenkomst stelt ons in de gelegenheid om tijdens de startbijeenkomst direct de inhoudelijke dialoog met u en uw collega’s te voeren. Uiteraard schetsen wij ter inleiding ook het doel van de maatschappelijke visitatie, de essentie van de methodiek en onze aanpak.

Stap 3: interne interviews

Na de startbijeenkomst worden afzonderlijke interne interviews gehouden. Deze vinden plaats met:

  • (een delegatie van) de Raad van Commissarissen;
  • de bestuurder(s);
  • het managementteam;
  • de controller (eventueel in combinatie met het managementteam).

De interviews zijn bedoeld om de informatie uit de deskresearch aan te vullen en in te kleuren. Het gaat om open gesprekken van 1 à 1,5 uur, aan de hand van aandachtspunten die uit de deskresearch naar voren zijn gekomen. De interviews komen niet aanwijsbaar terug in het visitatierapport, maar dragen bij aan de informatie waarop wij de rapportage baseren. Wij streven er ernaar om de interviews aansluitend aan de startbijeenkomst te laten plaatsvinden. Onze ervaring is dat dat voor iedereen de meest efficiënte en effectieve aanpak is.

Stap 4: externe interviews (belanghebbenden)

In het proces van maatschappelijke visitatie is er een expliciete rol weggelegd voor uw belanghebbenden. Zij geven een onderbouwde cijfermatige beoordeling van het maatschappelijk presteren, van de betrokkenheid bij en communicatie met uw corporatie. Voor veel corporaties is dit door buitenstaanders opgehaalde oordeel van belanghebbenden van grote informatieve waarde. Wij besteden daarom veel aandacht en zorg aan dit onderdeel van het visitatieproces.

De lijst van belanghebbenden is ten dele voorgeschreven in de methodiek 5.0 en ten dele onderwerp van besluitvorming tussen u en visitatiecommissie. Wij zullen u uitnodigen om daarvoor een voorstel te doen, maar maken ook zelf op basis van de deskresearch een lijst van te betrekken belanghebbenden. In de startbijeenkomst doen wij een definitief voorstel voor de te betrekken belanghebbenden en de vorm van consultatie. Wij hechten waarde aan het gezamenlijk uitnodigen van de belanghebbenden, met uitleg over het doel van de visitatie, verzoek om deelname en een toelichting over hetgeen van de belanghebbenden wordt verwacht. Wij doen een tekstvoorstel voor een gezamenlijke brief, sturen die vooraf toe voor akkoord van uw corporatie en zorgen voor de verzending. Daarnaast maken wij de afspraken. Daartoe ontvangen wij graag de relevante gegevens (namen, functies, telefoonnummers). Uw belanghebbenden krijgen vooraf informatie toegestuurd waarin nog eens doel- en vraagstelling van het gesprek en een beknopt beeld van het maatschappelijk presteren van de corporatie  worden gegeven. In de gesprekken vragen wij door op bekendheid met de corporatie en de onderbouwing en de argumentatie van de beoordelingen die belanghebbenden geven.

Stap 5: interne bespreking en opstellen conceptrapportage

Na de fasen van deskresearch, de interne interviews en de externe interviews met uw belanghebbenden houdt de visitatiecommissie intern beraad om de bevindingen te bespreken en beoordelingen te formuleren. Vervolgens wordt op basis van het werkdocument (zie stap 1) de conceptrapportage opgesteld. Wij zetten ons in voor een objectieve, onderbouwde en eenduidige beoordeling van de geleverde maatschappelijke prestaties conform de kaders en richtlijnen van de visitatiemethodiek 5.0. Per prestatieveld is sprake  van rapportcijfers en toelichtende teksten. De feitelijke prestaties en de oordelen van anderen (belanghebbenden) vormen steeds de basis, waarbij ook de  wijze waarop de prestaties geborgd zijn in de organisatie meewegen. Onze rapportage bevat onder meer een kwantitatieve scorekaart en een toelichtende rapportage. Daarnaast worden een samenvatting en een recensie toegevoegd, waarin de visitatiecommissie op beknopte wijze de samenhangende beoordeling van het maatschappelijk presteren  over alle prestatievelden weergeeft. In de recensie worden ook de eventuele verbeterpunten benoemd. Het position paper waar de maatschappelijke visitatie mee is gestart en de bestuurlijke reactie die het visitatieproces afrondt, worden in het visitatierapport opgenomen.

Stap 6: bespreking van de conceptrapportage

De conceptrapportage wordt met u en uw collega’s besproken, in dezelfde samenstelling als de startbijeenkomst. Het conceptrapport wordt ongeveer een week van te voren aan u toegestuurd. Tijdens de bijeenkomst zal de visitatiecommissie de beoordelingen, de verbeterpunten en het totaalbeeld toelichten. Op basis daarvan voeren wij met u en uw collega’s het gesprek over de resultaten van de maatschappelijke visitatie en de wijze waarop wij die hebben weergegeven.

Stap 7: oplevering van het visitatierapport en beoordeling SVWN

Wij verwerken de opmerkingen op de conceptteksten en leggen het definitieve visitatierapport aan de corporatie voor. Na akkoord zal het rapport worden toegestuurd aan de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN), waarin het visitatiestelsel is ondergebracht. De SVWN beoordeelt (steekproefsgewijs) of sprake is van een correcte toepassing van de methodiek. Na akkoord van de SVWN kan publicatie plaatsvinden op de websites van de SVWN en van de corporatie. Aansluitend dient de corporatie zorg te dragen voor een verzending van de rapportage aan de Autoriteit Woningcorporaties.